Gerenciamento de projetos: Dicas para evitar trabalhar em versões desatualizadas de projetos

Para evitar dificuldades como despesas, custos, atrasos e desgastes decorrentes do trabalho sobre versões desatualizadas de projetos, que foram tema do último artigo, existem mecanismos, procedimentos e ferramentas que, se não evitam completamente, pelo menos tendem a diminuir as possibilidades de erro.

O primeiro passo é a criação de um local convergente e centralizado para inputs, outputs e armazenamento de arquivos. Este será o ambiente sobre o qual o profissional responsável pelo gerenciamento de projetos deverá ter total domínio e responsabilidade, controlando todo o processo, fazendo com que todos os demais participantes (projetistas, investidores, clientes, fornecedores, etc) venham a convergir para efetuar todos os tipos de consultas sobre os projetos.

Esse ambiente de trabalho, virtual ou não, deverá ser protegido e resguardado de acessos indevidos. Concessões de acessos e permissões para sua utilização, seja para efetivo trabalho ou para uma simples busca ou consulta, deverão ser devidamente autorizados e passarão a ser monitorados pelo gerente de projetos ou pessoa responsável.

Também se fazem necessários uma série de cuidados técnicos para evitar a confusão com versões antigas e desatualizadas dos projetos. Essas medidas facilitarão o trabalho do gerenciamento de projetos, e são pré-requisitos para que todo o processo possa fluir sem maiores dificuldades.

A primeira atividade a ser exigida pelo responsável pelo gerenciamento de projetos aos demais projetistas é a padronização de selo ou legenda. Não se trata de imposição de layout, posição de logomarcas ou de informações. Será apenas a exigência mínima de que as informações básicas, como o nome do empreendimento, autor do projeto, data de início, numeração de prancha, numeração total e, evidentemente, a versão de revisão (o famoso e importantíssimo R00, R01, R02, …) acompanhada das modificações operadas, estejam presentes e visíveis no selo do arquivo, descritas de forma resumida.

O gerente de projetos por sua vez, deverá ficar atento a (re)nomeação dos arquivos. Este item, sem dúvida, é o mais importante para a obtenção do sucesso na utilização de arquivos em suas versões corretas. Os arquivos deverão ser nomeados de acordo com padrão escolhido pelo escritório de projetos ou construtora.

São de suma importância para a padronização da nomeação dos arquivos dos projetos, os seguintes itens, que poderão ser escritos em sua forma abreviada:

1. Nome da obra ou empreendimento;
2. Tipo de disciplina (projeto de arquitetura, projeto estrutural, etc.);
3. Etapa em curso (anteprojeto ou projeto executivo);
4. Número da prancha ou folhas em questão;
5. Conteúdo gráfico (planta baixa, vista, corte ou detalhe);
6. Indicação do local ao qual se refere (pavimento, área externa, cobertura, etc.);
7. Versão do projeto (R00, R04, R10, etc.), que deverá ficar localizada ao fim do nome do arquivo

O profissional pelo gerenciamento de projetos deverá, após a inclusão de cada arquivo, efetuar imediatamente a exclusão de versões anteriores. Para a efetivação desta etapa será imprescindível possuir organização e controle do processo, bem como a administração dos arquivos nas versões mais antigas, que serão chamadas de versões obsoletas.

Para o auxílio do gerenciamento de projetos nessa etapa, uma dica é utilizar uma lista mestra ou um documento contendo uma cronologia das fases, a fim de facilitar a movimentação dos eventos ocorridos com os projetos. Este artifício é de vital importância, pois facilita o controle no status de cada etapa dos projetos e de seus respectivos arquivos. é desejável que essa lista funcione com características protocolares, facilitando a rastreabilidade e a verificação sobre os arquivos, sejam eles aprovados ou não.

As aprovações de novas versões dos projetos devem obrigatoriamente ser acompanhadas por atas de reuniões ou documentos correlatos, cujo hábito de elaboração deverá ser incluído no dia a dia do gerenciamento de projetos.

As dicas acima devem fazer parte da rotina do gerente de projetos para um controle efetivo das versões. Vale lembrar que todo o processo de gerenciamento de projetos pode ser otimizado com o auxílio precioso de ferramentas, que contribuem com segurança, precisão, rapidez e assertividade às tarefas, minimizando problemas inerentes à função. E no próximo artigo, vou compartilhar a ferramenta que eu utilizo.