Planejamento de obras: técnicas para gerenciar pessoas e atividades de forma sincronizada

Num planejamento de obras, é preciso contar com uma série de profissionais, com as mais diferentes habilidades e atuando em aspectos específicos da construção. No entanto, embora as atividades possam ser derivadas de uma disciplina única, não deixam de estar simultaneamente atreladas em outras. Ou seja, o que é realizado em uma área impacta diretamente nas demais. Por isso, para que não haja percalços no andamento do projeto, é necessário uma equipe em sincronia. Afinal, se uma das equipes não estiver entregando um trabalho com a qualidade necessária e dentro do cronograma, poderá afetar todos os demais profissionais e o projeto como um todo.

A má gestão no planejamento de obras pode trazer uma série de consequências negativas, desde a falta de engajamento da equipe até o comprometimento do orçamento de obras. São riscos que podem ser evitados pela empresa, contanto que existam gerentes com acesso aos recursos tecnológicos. Nesse caso, o gerente será o responsável por promover a sincronia das pessoas e atividades, fazendo com que processos, ações operacionais e estratégia aconteçam de forma que não somente se cumpra com os objetivos, mas que sejam apresentados resultados ainda melhores.

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O gerenciamento de pessoas e atividades de forma sincronizada está relacionado, principalmente, com a remoção de obstáculos que interferem no desempenho de cada profissional. O que pode e deve ser facilitado pelas ferramentas disponíveis no mercado, como, por exemplo, soluções que facilitam a comunicação das diferentes equipes envolvidas no planejamento de obras. Pensando nisso, selecionamos as principais técnicas e funcionalidade que poderão contribuir para a sintonia dos profissionais e dos projetos.

4 técnicas para promover sincronia no planejamento de obras

Entendemos que a gestão tem como prioridade fazer o melhor uso possível dos recursos para alcançar os melhores resultados. Dentro do planejamento de obras, o gerente precisa de uma visão macro para que possa elaborar e aplicar metodologias e processos que irão facilitar as atividades e trazer mais retorno para empresa. Sendo assim, apresentamos quatro técnicas que podem trazer maior compreensão do que está acontecendo no decorrer da obra e como proporcionar maior qualidade em diferentes etapas.

Definição de acesso a cada usuário: as informações são o ponto central de um planejamento de obras. São elas que irão definir o sucesso ou não da construção. Por um lado, a falta de informação pode comprometer o orçamento de obras, conduzir a erros e promover refações fora do cronograma. Porém, a autonomia de atualização e modificação dos documentos sem o devido controle pode gerar falta de organização e, igualmente, falhas. Para que haja uma sincronia entre pessoas e atividades é fundamental que o conhecimento esteja aberto para a consulta de todos e que possam fazer a compatibilização. Por isso, é importante que o gerente possa definir e controlar o acesso e o tipo de acesso de cada membro da equipe a todos os documentos.

Gerenciamento de processos: para promover a sincronia dentro do planejamento de obras, antes de mais nada, é primordial definir quais são os processos, quem é o responsável por executá-los e quais os prazos de entrega ou finalização. Um módulo de atividades em uma ferramenta específica, permitirá que o gerente possa visualizar o que cada equipe está desempenhando e se tudo está correndo de acordo com o cronograma. Com isso, conseguirá ainda identificar gargalos e promover ações de melhoria.

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Checklist de qualidade: a sincronia entre pessoas e atividades também está relacionada com a padronização de processos. Neste quesito, uma checklist documentada irá auxiliar a todos os profissionais terem o mesmo nível de exigência em suas tarefas. As checklists são relacionadas com atividade como, por exemplo, concretar pavimento. Dentro da atividade, podem existir uma sequência de recomendações: verificação do local, pilares, vigas, local desobstruído, confirmação com fornecedor, orientação aos funcionários, etc.

Plataforma de informações acessível: atualmente, com a adoção de cloud computing, ou computação em nuvem, ficou muito mais fácil acessar aos documentos em qualquer local e horário. No planejamento de obras, isso significa economia de tempo e gestão de conhecimento. No primeiro, economiza-se por se tratar de uma forma de acessar as informações no momento exato em que se precisa dela, sem ficar preso à necessidade de um computador ou programa específico. Já, no segundo, os profissionais ganham acesso facilitado e prático das informações, permitindo o envio de revisões e atualizações sem problemas, mantendo todos em sincronia.

O alinhamento entre o time e as atividades desempenhadas é um ponto decisivo dentro do planejamento de obras. Como vimos, além das técnicas, é preciso contar com ferramentas para manter tudo em ordem. Por isso, no próximo artigo falaremos sobre o QiCloud e tecnologias que facilitam o trabalho de planejamento e controle de obras.

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