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Arquivos desatualizados: os principais motivos que ocasionam esse problema

Arquivos desatualizados: os principais motivos que ocasionam esse problema


BIMConstrutoras,

Independentemente do tamanho da sua empresa ou entidade pública, é fundamental ter disponível os arquivos atualizados, ainda mais quando falamos de construção civil. Os arquivos desatualizados podem causar erros, retrabalhos e prejudicar o perfeito desenvolvimento da obra, tendo como consequência:

  • aditivos
  • atrasos de cronograma;
  • e, até mesmo, paralisações na obra.

Ter os arquivos disponíveis de forma correta, organizada e atualizada, torna a empresa mais competitiva, pois a troca de informação ocorre de forma mais ágil e confiável. Este fator é um item fundamental para a segurança das atividades desenvolvidas no ciclo de vida do projeto e da execução da obra.

Por que é importante eliminar arquivos desatualizados da obra?

Durante o ciclo de vida do projeto e da construção, são envolvidos diversos agentes que interagem diretamente ou indiretamente no processo. Estes agentes produzem uma grande quantidade de informação e documentos, geram diversas versões de arquivos, documentações de aprovação, relatórios e detalhamentos. E, muitas vezes, as atualizações dos projetos ocorrem simultaneamente à execução da obra.

Além disso, fatores como o acúmulo de trabalho e funções, equipes reduzidas, dificuldade de gerenciar uma grande quantidade de informações contribuem para possíveis problemas no gerenciamento dos arquivos da obra. 

Um arquivo errado disponibilizado à equipe de trabalho pode prejudicar todo o planejamento de cronograma, materiais e financeiro da edificação. E isso, muitas vezes, acontece de forma recorrente nas obras.

Além das implicações no planejamento, os arquivos desatualizados prejudicam os processos de qualidade. Mas saiba, existem programas de certificação nos quais é importante garantir que os documentos disponibilizados estejam atualizados. Eles são fiscalizados regularmente por auditorias, como a ISO 9001 e a NBR 15575, que traz a necessidade de as informações estarem sempre documentadas.

No âmbito governamental, há, ainda, as implicações de aditivos. Isso porque a necessidade de realizar alterações, reparos não planejados causados pela execução sobre um projeto desatualizado pode ampliar os gastos da obra.

Dicas de organização de arquivos

Manter os arquivos atualizados e organizados é fundamental para garantir o sucesso do desenvolvimento da obra. É importante a empresa ter conhecimento e adotar as melhores práticas para disponibilização das informações. Isso dará a ela uma visão mais clara do que está sendo executado.

Para garantir uma organização mais assertiva pode-se adotar alguns procedimentos:

  • ter um fluxo bem definido, que seja transparente e reconhecido por todos os envolvidos no processo, garantido que cada um entenda o processo desenvolvido;
  • definir um responsável para acompanhar o desenvolvimento e verificar a disponibilização dos arquivos, além de exercer o papel de gerenciar o sistema;
  • organizar e padronizar sua estrutura, para que todos saibam onde buscar determinadas informações, tornando o processo mais ágil de identificação;
  • utilizar um sistema de nuvem, para garantir que todos tenham acesso em qualquer local, sendo possível disponibilizar os arquivos no escritório e na obra de forma atualizada.

Aliado a estas necessidades, existem novas tecnologias que vem para auxiliar as empresas, automatizando os processos, eliminando possibilidades de falhas e conflitos.

Um sistema automatizado pode proporcionar: 

  • informações atualizadas disponíveis;
  • confiabilidade dos arquivos disponibilizados;
  • rastreio das informações;
  • redução de erros;
  • rapidez na tomada de decisões.

A adoção dessas práticas podem trazer melhorias consideráveis para a gestão da obra, eliminando problemas recorrentes ocasionados pela execução com um arquivo desatualizado, além de propiciar melhorias na fiscalização e qualidade da edificação. O registro das informações pode, ainda, auxiliar em itens de gestão comercial, financeira e trabalhista.

Neste sentido, há a necessidade de mudar processos, identificar os pontos críticos, propor melhorias, investir em ferramentas e superar resistências. Mas com certeza esses cuidados trarão benefícios para execução, transparência e agilidade da construção. 

 

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